ラップトップを持った男性と頭の上の雲

生産性向上

リモートチームの管理に欠かせない5つのツール

時差の変換からアイデア作りまで、リモートワーカーがチームの生産性、効率性、さらには幸福度すらも高めることのできる、無料や低コストのアプリがたくさんあります。テクノロジーの専門家、ジェームズ・デイがレポートします。

 

チームメンバーがその場にいない場合、どのようにマネジメントするのでしょうか?これはリモートワーク(テレワーク)の台頭によって生じる問題の1つです。しかし、これから紹介する5つのリモートマネジメントプラットフォームをはじめ、新しいスタイルのオンラインマネジメントがあらゆるチームの可能性を引き出してくれるのです。

1. Box

概要: Boxは、Dropbox、Google Drive、Microsoft OneDriveのような機能をよりビジネス向けにしたサービスで、文書をオンライン上の1カ所に一元化し、安全に共同作業ができるようにします。暗号化されたクラウドストレージを提供するサービスは多数ありますが、Boxには独自の優れた機能があります。

メリット: GoogleやMicrosoftに紐づいていないため、チームに提出するあらゆる形式のファイルに対応でき、プラットフォームを離れることなくリアルタイムで共同作業ができます。とはいえ、Google DocsとOffice 365の連係も含まれています。

前のバージョンに戻したり、メタデータベースのキーワード検索によって埋もれたファイルを検索したりでき、モバイルデバイスの紛失または盗難時にはリモートからログアウトしてデータを削除するため、トヨタ、General Electric、LinkedInといったグローバルなユーザー企業にも安心してご利用いただいています。

デメリット: アカウントあたり3ユーザーの最小要件があり、最大10ユーザーまでのスタータープランには制限があります。最もグレードの高いプランでも、5GB以上のファイルはアップロードできません。スタータープランの場合は上限が2GBで、無料アカウントの場合は250MBまでと少なくなっています。

推奨ユーザー:

ビジネスを念頭に置いて作られた安全なクラウドストレージプラットフォームを探している企業に最適です。

Boxのロゴ

2. Asana

概要: プロジェクトの進捗トラッキング用に設計されたAsanaは、業務マネジメントにフォーカスしています。エンタープライズメッセンジャーがコミュニケーションを合理化し、Box等のサービスがスタッフの共同作業に役立つ一方、Asanaはチームの拠点や時差などに関係なく、進捗状況に遅れがないか確認できるサービスです。

メリット: このアプリに、タスク、チーム、期限を追加することで、誰が何をいつまでにやるか全員が理解できるようになります。また、このアプリはカラフルで、シンプルで、楽しく作られているため、スタッフがストレスを感じないようになっています。AsanaのCEOでFacebookの共同創業者であるダスティン・モスコヴィッツ氏は、TechCrunchに「私たちの役割は、リーダーが自分の注意をどこに向ければ最も有用なのか、そしてフォーカスする必要があるものは何なのか理解できるようにすることです」と語っています。

時価総額15億ドルのこのアプリは、ユーザーが最初に確認する必要があるものを予想し、過去の行動に基づいてタスクの優先順位を決めるAI機能を追加する予定です。ユーザーにはロンドンのナショナルギャラリー、英国のスーパーマーケット大手Tesco、Sony Music、そして都市の拡大を管理するために使用しているUberなどが名を連ねています。

デメリット: Asanaの最大のライバルはTrelloです。Asanaの充実した機能を利用するには、有料版に登録する必要があります。シンプルさを求めているのであれば、Trelloの無料版がおすすめです。

推奨ユーザー: Asanaは徹底的な情報整理を必要としている企業向けアプリです。そのため、小規模企業や大企業内の小規模チームで使用するのに適しています。

Asanaのロゴ

3. ProdPad

概要: プロダクトマネジメントには、美しくデザインされたロードマップ以上のものが必要です。ProdPadはそれを理解しています。このプラットフォームでは、あなたやチーム、そして顧客からのインスピレーションに富んだ意見をもとにロードマップを作成します。

メリット: シンプルで見やすいコントロールパネルに、現在のタスク、短期的なタスク、将来的なタスクが表示され、新しいアイデアも直接集められます。ステークホルダー全員が計画や目的への到達方法を確認でき、不要な電話、メール、ミーティングを省くことができます。

ProdPadではこれを「アイデアマネジメント」と呼びます。スタッフがアイデアに投票、コメント、投稿ができるだけでなく、組織外の顧客、つまり、実際に製品を購入するユーザーからフィードバックを集めることもできます。

デメリット: 機能上、ProdPadの顧客フィードバックは収拾のつかない事態を引き起こしかねません。大量のノイズが含まれることは避けられず、その意見に圧倒されて心が折れてしまう可能性があります。

推奨ユーザー: Bose、Siemens、HP、Telefonicaのような優良企業でも、チームのエンゲージメント向上、アイデア創出のためにこのツールが採用されています。

ProdPadのロゴ

4. Figure it Out

概要: Figure it Out(FIO)は、時差に対応し、グローバルなスタッフとの会議や共同作業の予定を作成しやすくするツールです。また、出張中の家族との連絡や時差ボケ防止にも役立ちます。

メリット: このツールは、無料のGoogle Chrome拡張機能か、ウェブバージョンで利用できます。自分の居場所も含めて複数のロケーションを入力すると、それぞれに時刻によって変わる色が割り当てられます。祝日や夏時間にも対応しています。

Figure it Outではタブがウェブブラウザに追加されるため、作業中でも簡単に確認できます。また、場所やタイムゾーンのリアルタイム通知機能によって、午前2時に顧客やパートナーに電話をかけてしまうような失敗も防げます。

デメリット: Figure It Outはウェブブラウザのみで利用できるため、スマートフォンで確認すれば済むような場合でもChromeを開く必要があります。

推奨ユーザー: 時差によるタイムラグを最小限にとどめ、グローバルなコミュニケーションの機会を最大限に活用したい方におすすめのシンプルなソリューションです。

Figure It Outのロゴ

5. Chimp or Champ

概要: Chimp or Champは、メンタルヘルス向上のためにスタッフの状態を週次で確認する、匿名の幸福度メーターです。無料の試用版もあります。

メリット: Mental Health Foundationによれば、メンタルヘルスの不調は英国で最も多い病欠の原因であり、雇用主に年間で24億ポンドものコストを発生させています。しかし、職場に常駐せずに、どのようにチームが問題を抱えていることを知ることができるのでしょうか。Chimp or Champは、木曜日にメールを従業員宛てに送信し、24時間以内に状態を報告してもらいます。金曜日に、士気を高めるためのアクション例を記載したレポートをチームリーダー宛てに送信します。制作者は参加率は90%と述べており、ユーザーには英国の国民保健サービスも含まれています。

デメリット: 金曜日のレポートによって、週末に向けてさらなるプレッシャーが高まるリスクがあります。不安を感じることに耐えられるか、また、効果のあるアクションを実施するのに月曜日まで待てるか自問してみてください。

推奨ユーザー: 病欠日数を削減し、生産性を高め、士気を上げたい方に適したツールです。

Chimpchampのロゴ


ジェームズ・デイはStuffマガジン編集者、『The Gadget Show』アソシエイト・プロデューサーであり、デザインと建築の専門誌Enkiのテクノロジー専門特別編集者でもあります。

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